Nützliches für den Lieferantenbesuch – 7 Tipps für Einkäufer:

Als Einkäufer sind Sie stets daran interessiert Kosten zu senken und dabei ist Ihr erster Verhandlungspartner der Lieferant. Doch wissen Sie überhaupt, wie es um ihn und seine Produktionskosten wirklich steht?

Obwohl regelmäßige Werksbesuche durchaus sinnvoll sind, machen sich nur wenige Einkäufer die Mühe, regelmäßige Lieferantenbesuche einzuplanen. Lieferantenbesuche signalisieren Wertschätzung und sollten regelmäßig erfolgen. Statt sich vor Ort einen Überblick über Qualität, Prozesse und Optimierungsmöglichkeiten zu verschaffen, wird oftmals ohne gegenseitiges Verständnis blind über Preise und Konditionen verhandelt.

Beim Besuch des Lieferanten können Sie sich einen guten Überblick darüber verschaffen, welche Prozesse Kosten treiben oder Kosten senken könnten, welche Optimierungsmöglichkeiten es gibt oder ob Ihr Lieferant überhaupt noch der richtige Partner für Sie ist. Wenn Sie klug vorgehen, die richtigen Fragen stellen und gut beobachten, können Sie mit Sicherheit einige Ideen zur Kosteneinsparung gewinnen.

Hier sind unsere Tipps für Ihren nächst Lieferantenbesuch:

Tipp 1: Fragestellung

Offene Fragen sind der Schlüssel zu ausführlichen Antworten. Achten Sie darauf, dass Sie bei einer Besichtigung möglichst viele Fragen stellen, auf die der Lieferant nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ oder sehr knapp antworten kann. Viele Lieferanten sind nicht besonders auskunftsfreudig, daher muss man sie mit genau solchen Fragen aus der Reserve locken. Beispiel: Ein „Was wird mithilfe dieser Maschine erledigt?“ wird dem Lieferanten eine ausführlichere Antwort entlocken als ein „Ist das die Maschine mit Funktion X?“ Sie haben die Möglichkeit, genauere Informationen zu einzelnen Prozessen zu erhalten und so gegebenenfalls Optimierungsvorschläge zur Kostensenkung zu unterbreiten.

Tipp 2: Kollegen aus anderen Abteilungen einbeziehen

Für eine erfolgreiche Werks- oder Fabriksbesichtigung ist es sehr sinvoll, Kollegen aus den anderen Funktionsbereichen Ihres Unternehmens mitzunehmen. Je nach Tätigkeitsschwerpunkt der Kollegen, legen diese ihr Augenmerk wahrscheinlich auf ganz andere Dinge und können Ihnen so dabei helfen, alle Schwachstellen oder mögliche Risiken zu erkennen. Es ist zudem möglich, sich vorab mit den Kollegen über Fragen auszutauschen und diese zum Beispiel auch unterschiedlichen Mitarbeitern zu stellen. Wenn Sie und Ihr Kollege unterschiedliche Antworten erhalten, sollten Sie da vielleicht noch einmal genauer nachhaken.

Tipp 2: Small-Talk mit dem Produktionsleiter

Im Kontakt mit dem Kundenbetreuer des Lieferanten werden Sie schnell feststellen, dass dieser dazu ausgebildet wurde, Ihnen nur das Beste zu berichten und ein Gespräch in die von ihm gewünschte Richtung zu lenken. Der Produktionsleiter ist auf Gespräche und/oder Rückfragen Ihrerseits meist nicht so gut und ausführlich vorbereitet und wird Ihnen daher eine ehrlichere Auskunft erteilen. Diese können Sie im Anschluss für Verhandlungen nutzen.

Tipp 3: Gespräche mit den Mitarbeitern

Niemand kann Ihnen eine bessere und ehrlichere Auskunft erteilen, als die Mitarbeiter eines Unternehmens. Es spricht also rein gar nichts dagegen, statt mit Kundenbetreuer oder der Produktionsleitung auch mal die Menschen zu befragen, die tagtäglich mit den Produkten zu tun haben, die Sie einkaufen. Auch hier besteht die Möglichkeit Informationen zu erhalten, die Ihnen für zukünftige Verhandlungen weiterhelfen können.

Tipp 4: Ein Blick auf das schwarze Brett

Das schwarze Brett gilt in vielen Fabriken als eines der wichtigsten Utensilien zur Unternehmenskommunikation. Hier finden die Mitarbeiter oftmals Informationen zu aktuellen Kostenentwicklungen, Produktivität und anderen interessanten Themen. Genau solche Informationen können Sie natürlich auch du gebrauchen. Nutzen Sie die Gelegenheit eines Besuchs also und halten Sie nach solch einem schwarzen Brett Ausschau.

Tipp 5: Besuchen Sie den Rohstoffeingang

Einen guten Eindruck zu hinterlassen ist für den Lieferanten bei Ihrem Besuch das höchste Ziel. Er wird also penibel darauf achten, dass seine Werkshalle oder Fabrik in einem perfekten Zustand ist und alles genau so ausschaut, wie Sie es wünschen. Bitte vor Ort also unbedingt auch darum, Bereiche zu besichtigen, die der Lieferant bis dato eventuell gar nicht in die Besichtigung eingeplant hatte. Dies kann beispielsweise der Rohstoffeingang oder die End-Lagerhalle sein. Eine unvorbereitete Besichtigung kann Ihnen mit aufmerksamen Blick schnell Aufschluss darüber erteilen, wie es tatsächlich um Ihren Lieferanten bestellt ist.

Tipp 7: Die richtige Zeit für einen Besuch

Wie ausgelastet ein Werk oder eine Fabrik ist, ist ausschlaggebend für die Preisgestaltung des Lieferanten. Ausgelastetete Unternehmen können es sich leisten, Preise in die Höhe zu treiben, während zu wenig Auslastung dazu führt, dass Lieferanten besonders interessiert daran sein werden, zumindest eine Fixkostendeckung zu erreichen. Natürlich ist es schwer herauszufinden, wie die tatsächliche Auslastungssituation des Lieferanten ist. Wenn Sie jedoch an einem Freitagmittag eine Fabrik besuchen, und die halbe Belegschaft schon im Wochenende ist, verrät Ihnen das vermutlich einiges über die aktuelle Situation und die Möglichkeiten in der kommenden Preisverhandlung.

Veröffentlicht am 29. Juni 2018, von

Geschrieben von:

Maximilian Kramer

Maximilian Kramer ist Serial Entrepreneur, Online Marketer und Mitbegründer der eldurado GmbH. Sein Fokus im Bereich Digitalisierung liegt auf der Prozessautomatisierung und Optimierung mit modernsten Technologien. Durch seine berufliche Laufbahn kennt er sowohl die Herausforderungen traditioneller Unternehmen als auch den Weg zur digitalen Champions League. Sein Ziel ist die gewinnbringende und zukunftsweisende Symbiose beider Welten.