Einfach gute Angebote durch qualifizierte Anfragen

Anfragen dienen sowohl in der Geschäftwelt, als auch im privaten Leben dazu, Preise für Dienstleistungen und Produkte von Lieferanten und Unternehmen zu erhalten. Im privaten Bereich stellen Sie eine Anfrage beispielsweise vor Erteilung eines Auftrages an einen Handwerker. Dies sorgt dafür, dass Sie als Auftraggeber auf der sicheren Seite sind. Ohne triftige Gründe darf der Handwerker keine höhere Rechnung, als im Angebot genannt, ausstellen. Im Geschäftleben finden sich eine Vielzahl von Gründen, eine Anfrage an Firmen und Unternehmen zu stellen. Um stets den besten Preis zu erhalten, sollten Sie vor einer Auftragsvergabe stets Angebote oder Kostenvoranschläge einholen und Preise sorgfältig vergleichen.

Wichtigkeit von Anfragen

Einkäufer orientieren sich an Preisen und geben diese an die einzelnen Abteilungen weiter. Ein Unternehmen kann nicht nur mit einem guten Verkauf und Vertrieb die Erträge und Gewinne maximieren, sondern vor allem mit einem guten Einkauf. Kauft ein Unternehmen nicht gut ein, kann es keine guten Preise weiter geben. Maximieren Sie Umsätze also durch qualifizierte Anfragen an möglichst viele Anbieter. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie alle Angebote vergleichen und Produkte oder Dienstleistungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

Arten von Anfragen

Die benötigten Produkte bzw. Dienstleistungen werden erläutert und ein schriftliches, unverbindliches Angebot angefordert. Je nach Unternehmen erfolgt innerhalb von wenigen Stunden oder Tagen die Antwort. Der Begriff unverbindliches Angebot besagt, dass für die Angebotserstellung keine Kosten entstehen und das Angebot von der anfragenden Firma nicht angenommen werden muss. Dies bietet für die anfragende Firma den Vorteil, dass sie das Angebot von diesem Unternehmen nicht annehmen muss. Es können mehrere unverbindliche Angebote eingeholt um Preise und Leistungen zu verglichen.

Desweiteren wird bei Anfragen zwischen allgemeinen und gezielten Anfragen differenziert. Bei allgemeinen Anfragen signalisiert der anfragende Part ein generelles Interesse an den Produkten eines Unternehmens und fordert Informationsmaterial und Broschüren an. Dies ist häufig der Fall, wenn ein neuer Lieferant oder Dienstleister ausfindig gemacht werden soll. Konkrete Anfragenstellungen erfolgen, wenn bereits klar ist, welche Produkte oder Dienstleistungen eingekauft werden sollen. Es werden explizite Produkte oder Dienstleistungen angefragt und ein Angebot mit Preisen sowie Lieferzeiten erwartet.

Aufbau einer Anfrage

Die aufgeführte Anfrage ist exemplarisch. In der Regel sind Anfragen nach diesem Schema strukturiert. Natürlich gibt es weitere Varianten für den Aufbau. Eine gute Anfrage beinhaltet sowohl einen einleitenden Brief an das Unternehmen, in dem die Anfrage erläutert wird, sowie ein Dokument, dass optisch einer Auftragsbestätigung bzw. einer Rechnung ähnelt.

Der Aufbau eines Anfrage-Dokumentes für eine gezielte Anfrage sollte wie folgt aussehen:

Im Briefkopf steht immer zuerst die Adresse des Empfängers der Anfrage. Wer eine möglichst schnelle Bearbeitung der Anfrage wünscht, hat bestenfalls bereits einen Ansprechpartner im Unternehmen und nennt diesen ebenfalls in der Adresszeile. Auf der rechten Seite des Briefkopfes stehen die allgemeinen Daten des anfragenden Unternehmens. Hierzu zählen der Unternehmensname, das Datum, der Name des Anfragenstellers, die Anfragenummer und ggf. auch eine Angebotsfrist, die angibt, bis wann das Angebot vorliegen soll.

Im zweiten Teil der Anfrage befinden sich die Anfragepositionen, die an der linken Seite mit einer Nummer gekennzeichnet werden können. Die benötigte Dienstleistung bzw. das benötigte Produkt ist so genau wie möglich beschrieben. Um mögliche Rückfragen zu vermeiden und die Angebotserstellung so zu beschleunigen, sollte man sich bereits bei Anfrageerstellung die Frage stellen, welche Informationen das anbietende Unternehmen benötigt, um ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.

Im Anschluss an die aufgeführten Positionen besteht zudem die Möglichkeit, ein gewünschtes Lieferdatum sowie den Lieferort bzw. den auszuführenden Ort der Dienstleistung zu nennen. Dies ist besonders wichtig, wenn ggf. auch Versandkosten, Fahrtkosten o.ä. bei der Angebotsstellung zu berücksichtigen sind.

Musterbriefe für Anfragen:

Die aufgeführte Anfrage ist ein exemplarischer Text für eine allgemeine Anfrage.

Sehr geehrter Herr Meyer,

unser Unternehmen XY produziert Metallfertigungsteile in unterschiedlichsten Größen. Durch Anzeigen in Zeitschriften sind wir auf Ihre Firma aufmerksam geworden. Unser Interesse gilt Ihrer kompletten Produktpalette.

Über die Zusendung von Broschüren und Informationsmaterial würden wir uns daher sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen

Maximilian Müller
Bereich Einkauf

Im Folgenden wird ein Beispieltexte für eine gezielte Anfrage aus einer Einkaufsabteiulung eines Unternehmens aufgeführt.

Sehr geehrter Herr Schmidt,

vielen Dank für das sehr nette Gespräch mit Ihnen auf der Fachmesse in Düsseldorf.

Wie besprochen, frage ich hiermit die benötigten Bohrer an. Die genauen Informationen entnehmen Sie bitte dem anliegenden Anfrage-Dokument. Bitte übersenden Sie mir Ihr unverbindliches Angebot einschließlich Ihrer Lieferbedingungen- und Konditionen bis zum xx.xx.xx. Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Vielen Dank und herzliche Grüße!

Tim Rippe
Geschäftsführer

Wer gibt Anfragen aus?

In großen Firmen und Unternehmen ist die jeweilige Einkaufsabteilung zuständig. Diese versendet Anfragen an zuvor ausgewählte Lieferanten und Dienstleister und ist ebenfalls für den anschließenden Angebotsvergleich und die Bestellung zuständig. Ein guter Einkäufer versendet detaillierte Anfragen mit allen notwendigen Informationen für die Erstellung eines qualifizierten Angebotes und mindert das Risiko Zeit fressender Rückfragen.

Veröffentlicht am 29. Juni 2018, von

Geschrieben von:

Maximilian Kramer

Maximilian Kramer ist Serial Entrepreneur, Online Marketer und Mitbegründer der eldurado GmbH. Sein Fokus im Bereich Digitalisierung liegt auf der Prozessautomatisierung und Optimierung mit modernsten Technologien. Durch seine berufliche Laufbahn kennt er sowohl die Herausforderungen traditioneller Unternehmen als auch den Weg zur digitalen Champions League. Sein Ziel ist die gewinnbringende und zukunftsweisende Symbiose beider Welten.